Dirección de Finanzas
Somos la Dirección encargada de formular las políticas financieras de la universidad y de conducir los procesos asociados, para asegurar la provisión y administración de los recursos monetarios que requiere el proyecto institucional, mediante una gestión eficiente y manteniendo información oportuna y certera para la toma de decisiones.
Actualización Política Financiera, DR 180-2023 HCS
https://secretariageneral.uct.cl/politicas-institucionales.html
Alejandra Espinoza Cid
Directora
La subdirección de Finanzas apoya los procesos y funciones de todas las coordinaciones de la Dirección de Finanzas, reportando y colaborando con información oportuna directamente al Director(a) para la toma de decisiones.
La Unidad de Contabilidad de la UCT está conformada por técnicos y profesionales capacitados en el área financiero contable, cuya principal misión es registrar y analizar todos los hechos económicos acontecidos en la UCT, de manera oportuna y confiable. Información que posteriormente es presentada en los estados financieros los cuales reflejan la situación económica de la Universalidad.
Paralelamente a lo anterior este departamento debe velar por el cumplimiento de las normativas tributarias que rigen para la universidad.
Adquisiciones y Pagos, Unidad perteneciente a la Dirección de Finanzas, es la encargada de gestionar solicitudes de compra de unidades académicas y administrativas, apoyando y orientándoles para realizarlas con las mejores condiciones económicas, de calidad y oportunidad, considerando las políticas de compra y pago institucionales. Así mismo, canaliza y gestiona todas las solicitudes de pagos originadas por la operación diaria de los distintos estamentos institucionales.
La Unidad de Soporte de Proyectos (USP) perteneciente a la Dirección de Finanzas es la unidad responsable de rendir gastos de proyectos o programas financiados con recursos externos y controlar la pertinencia de gastos según el presupuesto adjudicado. Todo bajo las normativas de las fuentes de financiamiento y procedimientos institucionales.
La unidad de presupuesto tiene la responsabilidad de administrar y gestionar centralizadamente los ingresos y egresos ejecutados en la institución, a través del Sistema Kellun, velando por el cumplimiento de los procedimientos y reglamentación institucional, además de, proveer información fidedigna y oportuna a las distintas unidades de la Universidad.
Encargados de proveer información asociada a evaluaciones de nuevos programas académicos y de inversión para apoyar la toma de decisiones en el área financiera junto con colaborar en la preparación de informes que solicitan entes internos y externos.
Funciones principales
de Finanzas
Preguntas Frecuentes Área Adquisiciones y Pagos
Para realizar una compra se debe ingresar una solicitud de pedido de compra externa a través del sistema Kellun en el módulo de Adquisiciones y Pagos, menú Solicitudes de Compra, Compra Externas/Bodega.
Se debe adjuntar en la solicitud las cotizaciones y respaldos necesarios según la naturaleza de la compra.
Luego de las confirmaciones necesarias de la unidad y la autorización de la Unidad de Presupuesto, se genera la orden de compra la cual es enviada al proveedor por la unidad de Adquisiciones y Pagos.
Es un documento formal y obligatorio emitido por la universidad para compras institucionales con proveedores en convenio. La única unidad con personal autorizado para emitir y firmar este documento es la Unidad de Adquisiciones y Pagos.
Al sistema Kellun pueden acceder funcionarios de la universidad con contrato de trabajo y un usuario de correo electrónico institucional.
Se debe solicitar la habilitación a la Unidad de Presupuesto, al Sr. Fredi Velásquez al correo fredivel@uct.cl , indicando los centros y sub centros de costos a los cuales debe tener acceso el funcionario.
En el módulo de Adquisiciones y Pagos podrá generar solicitudes de compra externa, solicitud de bodega (materiales de oficina y aseo), solicitudes de viáticos, solicitudes de fondos a rendir y solicitudes de pago de ayudantías.
No, la Universidad posee convenios con proveedores de distintos rubros, que garantizarán las mejores condiciones de compra (precios, garantías, servicio post venta, puntualidad de entrega, mejor relación precio/calidad, entre otros).
Para conocer los proveedores que poseen convenio vigente con la Universidad debe solicitar la información a la Unidad de Adquisiciones y Pagos, por tipo de producto o servicio que requiere.
Puede dirigir sus consultas a Srta. Ingrid Montecinos y Sr. Miguel Angulo a los correos adquis@uct.cl, miguel.angulo@uct.cl respectivamente, o bien a los teléfonos 45 2205630, 45-2205349.
Los productos son recibidos en la Unidad de Bodega, quiénes son los encargados de revisar y recepcionar las compras. Luego son entregados al conductor de la unidad quien es el encargado de trasladar las compras a los usuarios solicitantes. A excepción de aquellos materiales o equipos que por su naturaleza deben ser entregados por el proveedor directamente al usuario final.
Los plazos de entrega dependerán de las condiciones estipuladas en la cotización y orden de compra.
Se puede solicitar cambios o devoluciones solo en caso de uso de garantía o el producto no corresponde a lo solicitado.
Se debe realizar a través de la unidad de Bodega con el Sr. Luis Leal al correo electrónico bodega@uct.cl, quien es el encargado de revisar la solicitud y gestionar con el proveedor.
Deberá enviarla inmediatamente a Adquisiciones y Pagos, a la Sra. Verónica Chanqueo y Sra. Patricia Navarro a los correos vchanqueo@uct.cl y pnavarro@uct.cl, para que puedan realizar el registro contable y gestión de pago.
Debe informar por correo electrónico a Adquisiciones y Pagos al Sr. Luis Leal al correo bodega@uct.cl , indicando factura y/u orden de compra asociada.
Debe enviar un correo con su consulta al correo bodega@uct.cl, indicando número de orden de compra o solicitud correspondiente.
Se debe realizar a través del sistema Kellun en el módulo de Adquisiciones y Pagos, menú Solicitudes de Compra, Compra Externas/Bodega.
Por cualquier duda puede comunicarse con el Sr. Renán Ross al correo rross@uct.cl o al teléfono 45-2205478.
Compras
Existe una tabla definida para los valores de los viáticos nacionales, la cual se encuentra en Resolución Vicerrectoría De Administración Y Asuntos Económicos 01/2023.
Viáticos dentro de la Región:
- Con pernoctar $85.000 diarios
- Sin pernoctar $15.000 diarios
Viáticos fuera de la Región:
- Con pernoctar $85.000 diarios
- Sin pernoctar $20.000 diarios
Los pagos se realizan los días lunes y miércoles de cada semana, los cuales estarán disponibles para el usuario luego de 48 hrs.
Las solicitudes de viáticos y fondos a rendir están disponibles para pago luego de las confirmaciones necesarias de la unidad y la autorización de la Unidad de Presupuesto.
Puede aclarar sus dudas en la unidad de Adquisiciones y Pagos, con la Sra. Claudia Mancilla y Srta. Pamela Escalona a los correos cmancilla@uct.cl y pagos@uct.cl respectivamente, o bien llamando a los teléfonos 45-2205218, 45-2685018.
Generalmente las boletas de honorarios incorporadas en el Proceso de Pagos Únicos, son pagadas en la quincena del mes siguiente a la fecha de emisión del documento.
La fecha de pago de las ayudantías está establecida por la Dirección de Finanzas en Calendario Pago de Ayudantías que se informa en marzo/abril de cada año.
Para cambios en los datos de la cuenta bancaria a la cual se debe depositar algún pago (exceptuando remuneraciones), deberá informar a la unidad de Adquisiciones y Pagos por medio de correo electrónico, a la Sra. Claudia Mancilla y Srta. Pamela Escalona a los correos cmancilla@uct.cl y pagos@uct.cl.
Para realizar el pago al especialista extranjero, el usuario y/o responsable de sub centro de costos deberá completar la planilla de Pago de Honorarios Extranjeros, indicando la información de identificación del especialista, la información de pago, y centro y subcentro de costos que financiará el gasto.
Posteriormente el solicitante enviará la planilla de Pago de Honorarios Extranjeros a la Unidad de Presupuestos al Sr. Fredi Velásquez al correo fredivel@uct.cl, con los V°B° correspondientes (Debieran autorizar por correo o firma en la planilla los mismos usuarios que están configurados en el flujo de autorizaciones de gastos del sistema Kellun), para su revisión y autorización de pago.
Una vez revisado y autorizado la Unidad de Presupuestos reenvía correo con la planilla y las autorizaciones correspondientes a la Unidad de Adquisiciones y Pagos.
La Unidad de Pagos realizará la transferencia a especialista de acuerdo a la información señalada en la planilla, y posteriormente enviará un correo electrónico con el comprobante de pago a la unidad solicitante. Igualmente se puede realizar el pago con cheque en caso que el especialista estuviera presente en la universidad, lo cual debe ser informado en la solicitud de pago.
Sí, ya sea por medio de una orden de compra o pago de honorarios extranjeros, las transferencias a cuentas bancarias internacionales tienen costos de comisión del banco por la operación.
Estos costos son los siguientes y dependen del tipo de moneda en el cual se realice la transferencia: USD $80+IVA en caso que la transferencia sea realizada en dólares, y USD $105+IVA en caso de transferencias en otros tipos de cambio (Francos Suizos, Euros, Libra Esterlina, entre otros).
Estos costos serán cargados al mismo sub centro de costos que da origen a la operación.
Pagos
Preguntas Frecuentes Área de Contabilidad
Las facturas se solicitan por funcionarios de la universidad mediante el envío del Formulario de Solicitud de Facturas al correo electrónico facturacion@uct.cl. Se debe adjuntar orden de compra del cliente en caso que exista.
Dirección de Finanzas
- aespinoz@uct.cl
- (+56) 45 2205 294
- Av. Rudecindo Ortega 03694 - Temuco - Chile
